Quels documents demander à un candidat locataire ?

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Avant la signature d’un contrat de location, le propriétaire peut demander des pièces justificatives au futur locataire et à sa caution, concernant principalement l’identité et les ressources. Cependant, et afin de limiter les comportements abusifs, une liste des pièces justificatives à la demande de logement privé a été établie par le décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015. Cette liste est limitative : toute demande par le propriétaire de documents ne figurant pas dans cette liste est réputée illégale. De plus, le propriétaire ne peut demander, pour certaines catégories, qu’une seule pièce au choix.

Les pièces justificatives pouvant être demandées au candidat-locataire

La pièce d’identité

Le propriétaire a le droit de demander une pièce d’identité en cours de validité. Il doit choisir dans cette liste, la pièce qu’il va demander au candidat locataire :

  • Carte d’identité française ou étrangère (avec photo) ;
  • Passeport français ou étranger (avec photo) ;
  • Permis de conduire français ou étranger (avec photo) ;
  • Titre de séjour temporaire ;
  • Carte de résident ;
  • Carte de ressortissant d’un Etat membre de l’Union Européenne.

Le justificatif de domicile

Comme pour la pièce d’identité, le propriétaire a le droit d’exiger un seul justificatif, au choix parmi la liste suivante :

  • Les 3 dernières quittances de loyer, ou une attestation du précédent bailleur, indiquant que le candidat-locataire est à jour de ses loyers et charges ;
  • Une attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que le candidat-locataire réside bien à son domicile ;
  • Une attestation d’élection de domicile
  • Le dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété de la résidence principale

Le justificatif de situation professionnelle

Concernant cette pièce, le propriétaire a cette fois le droit d’exiger un ou plusieurs justificatifs parmi les documents suivants :

  • Contrat de travail ou de stage ;
  • Carte d’étudiant ou certificat de scolarité pour l’année en cours ;
  • Copie de la carte professionnelle ;
  • Copie du certificat d’identification de l’Insee ;
  • Extrait du registre des métiers de moins de 3 mois ;

Extrait K ou Kbis du registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois.

Le justificatif des ressources

Concernant cette pièce, le propriétaire a cette fois le droit d’exiger un ou plusieurs justificatifs parmi les documents suivants :

  • Les 3 derniers bulletins de salaires ;
  • Les justificatifs de versement des indemnités de stage ;
  • Les 2 derniers bilans comptables (pour les candidats non-salariés) ;
  • Les justificatifs de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois ou justificatifs de l’ouverture des droits établis par l’organisme payeur ;
  • Avis d’attribution de bourse pour un étudiant ;
  • Justificatifs de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers ;
  • Simulation du droit à l’aide au logement
  • Dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition

A noter !

Le candidat locataire peut tout à fait fournir des photocopies des documents originaux, en faisant bien attention à la lisibilité du texte et à la netteté des photos. Les pièces produites doivent être rédigées ou traduites en langue française, et s’ils figurent des sommes sur les pièces, les montants doivent être indiqués en euros (au besoin, il pourra être nécessaire d’effectuer une conversion à partir de la monnaie d’origine).

Les pièces justificatives pouvant être demandées à la caution du candidat-locataire

Dans certains cas de fragilité financière, le propriétaire d’un logement privé pourra demander au candidat-locataire de justifier d’une caution personne physique ou personne morale. Les justificatifs pouvant être demandés par le propriétaire à la caution sont quasiment similaires à ceux demandés au candidat locataire. Il demeure cependant une spécificité lorsque la caution se trouve être une personne morale. Dans ce cas, le propriétaire a le droit d’exiger – pour la catégorie relative à l’identité – la fourniture cumulative des 2 pièces suivantes :

  • Extrait Kbis original de moins de 3 mois de la société ou les statuts ou toute autre pièce justifiant de l’existence légale de la personne, faisant apparaître le nom du responsable et l’adresse de l’organisme, ainsi que la preuve qu’une déclaration a été effectuée auprès d’une administration, une juridiction, ou un organisme professionnel ;
  • Justificatif d’identité du représentant de la personne morale figurant sur l’extrait Kbis ou les statuts.

Les pièces que le propriétaire ne peut pas demander au candidat locataire ni à sa caution

C’est l’article 22-2 de la Loi du 6 juillet 1989, modifié par la Loi n°2010-1249 du 22 octobre 2010, article 41, qui établit une liste des documents que le propriétaire ne peut pas demander au candidat-locataire, et ce, sous peine de sanctions.

Ainsi, il est interdit au propriétaire bailleur de demander au candidat-locataire ou à sa caution ce qui suit :

  • De l’argent ;
  • Un extrait de casier judiciaire ;
  • Les derniers relevés de compte bancaire ;
  • Une attestation d’absence de crédit ou de fichage à la Banque de France ;
  • Le carnet de santé ;
  • La copie de la carte vitale ;
  • Des codes tels que Paypal, Netflix…

En cas de manquement à l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989, le Préfet informe le propriétaire-bailleur de prononcer une amende à son encontre. Cette information mentionne les faits reprochés et le montant de l’amende envisagée. Le propriétaire-bailleur a le droit de présenter ses observations dans un délai de deux mois dans les conditions des articles L 122-1 et suivants du Code des Relations entre le public et l’administration. Au terme de ce délai, le Préfet peut émettre un titre de perception, et faire procéder au recouvrement des sommes.

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