Tout pour réussir votre état des lieux

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Étape cruciale de toute location, l’état des lieux répond à des règles strictes. Apprenez à les connaître afin de limiter les mauvaises surprises. Nos conseils et astuces en 12 questions.

1. L’établissement d’un état des lieux est-il obligatoire ?

Oui, selon l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. « En pratique, souligne Stéphanie Moulin, responsable du service gestion et location de l’agence Orpi Direct Habitat à Villefranche-sur-Saône, pour être valable, l’état des lieux doit être contradictoire. C’est-à-dire que le(s) locataire(s) et le propriétaire ou son représentant doivent être présents le jour J, et que tous doivent le signer. En cas d’absence, il reste toutefois possible de se faire représenter en donnant procuration à une tierce personne. »

 

2. Pourquoi est-il recommandé de réaliser un état des lieux ?

« Parce qu’en l’absence d’état des lieux d’entrée, rappelle Christophe Charron, responsable de l’agence Orpi Gambetta Immobilier à Limoges, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives (article 1731 du Code civil). Autrement dit, le locataire qui entre dans un appartement sans état des lieux risque de se voir imputer en fin de bail la moindre dégradation ou défectuosité. » Une épée de Damoclès, lourde de conséquences financières en présence d’un propriétaire de mauvaise foi. Une source de litige inépuisable également. C’est pourquoi l’établissement d’un état des lieux d’entrée et de sortie est systématiquement préconisé. Cela protège le locataire, mais également le propriétaire.

 

3. Quelles démarches entreprendre avant même l’état des lieux d’entrée ?

« Côté propriétaire, signale Claudine Pomsar, responsable de l’agence Orpi AIMH à Marseille, l’état des lieux ne se prépare pas le jour J mais en amont. Une prévisite du logement, avant la remise des clés, permet notamment de vous assurer du bon état de fonctionnement de tous les équipements (robinetterie, joint de douche, gaz, eau, électricité...). » En cas de défaut identifié, le propriétaire ou son représentant peut ainsi y remédier, idéalement avant l’entrée dans les lieux du locataire. Autre recommandation anticonflit, « pensez à insérer dans le bail des consignes claires destinées à votre locataire et précisez les charges qui lui incombent, complète Claudine Pomsar. Rappelez les règles de bonne conduite en matière d’entretien et de décoration. L’objectif final étant que le locataire restitue un logement dans le meilleur état possible et qu’il récupère l’intégralité de son dépôt de garantie. »

 

4. Existe-t-il un document type, ou est-ce qu’une simple feuille de papier suffit ?

En théorie, une simple feuille de papier suffit, à partir du moment où y sont mentionnées les informations énumérées à l’article 2 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016. Doivent notamment figurer le nom du bailleur, celui du locataire, la date et la signature du locataire. Le document répertorie également toutes les pièces, les équipements, leur état ainsi que le relevé des compteurs.

Il doit être établi en autant d’exemplaires que de personnes intéressées au contrat : locataire(s) et propriétaire. En pratique, la plupart des agents immobiliers Orpi réalisent leur état des lieux à l’aide d’une tablette. « Dotées d’applications complètes, ces tablettes permettent de ne rien oublier et d’intégrer des photos au fur et à mesure de l’état des lieux, explique Stéphanie Moulin. Parfait pour apporter des preuves irréfutables au juge en cas de contestation. »

 

5. À quoi faut-il prêter attention lors de l’état des lieux d’entrée ?

« L’état des lieux est un acte important, insiste Stéphanie Moulin. Il donne une photographie du logement loué à un instant T. Chaque pièce du logement, de la cave au grenier en passant par le jardin, la terrasse et la buanderie, doit être inspectée et répertoriée, ainsi que tous les équipements présents, en mentionnant leur état. Les compteurs d’eau, de gaz, d’électricité doivent également être relevés. »

« Attention au choix des mots, met en garde Christophe Charron. Soyez le plus précis possible. Ne dites pas mur en très bon état” mais par exemple mur peint de couleur blanche, en très bon état, avec deux trous chevillés en haut à droite, présence de vis à l’intérieur”, et joignez une photographie. Ne vous contentez pas d’indiquer porte-fenêtre en bois dans le salon, soyez plus exhaustif dans votre description : porte-fenêtre du salon en bois, double battant, double vitrage, poignée en porcelaine, contour en porcelaine signée”, et prenez une photo. Autant que possible, utilisez les termes appropriés pour décrire les désordres constatés : peinture écaillée, carreau ébréché (et leur nombre), évier fendu, tapisserie défraîchie… De même, précisez la marque et les références de tous les équipements de cuisine, des sanitaires, des clés, des prises, des interrupteurs… Car, en fin de location, le propriétaire doit retrouver des équipements identiques à ceux d’origine. Dans la même optique, si le logement est loué avec une cuisine flambant neuve (réfrigérateur, four, hotte, plaques de cuisson…), il peut être utile de remettre une copie des notices d’utilisation des appareils au locataire et de lui faire signer un document dans lequel il reconnaît les avoir reçues et lues », préconise Christophe Charron.

 

6. À quel moment l’état des lieux doit-il être réalisé ?

– L’état des lieux d’entrée s’établit après la signature du bail, le jour de l’entrée du locataire. Au terme de l’état des lieux et après avoir récupéré l’attestation d’assurance du locataire, le propriétaire bailleur ou son représentant lui remet les clés du logement. Le locataire peut ensuite emménager.

– L’état des lieux de sortie, quant à lui, s’effectue le jour du départ du locataire, une fois le logement vidé. Ensuite, le propriétaire bailleur ou son représentant récupère les clés. Dès lors, le locataire ne peut plus accéder au logement.

 

7. Combien ça coûte ?

L’état des lieux ne génère aucuns frais lorsqu’il est réalisé en direct entre le propriétaire et le locataire. En revanche, s’il est effectué par l’intermédiaire d’un professionnel, d’un agent immobilier par exemple, il peut donner lieu à la perception d’honoraires. La part acquittée par le locataire ne peut pas excéder le montant payé par le bailleur et est plafonnée à 3 euros par mètre carré de surface habitable (article 5 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 relative aux rapports locatifs). Enfin, si l’état des lieux est établi par un huissier de justice dans le cadre de l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989, c’est-à-dire en cas d’échec d’état amiable (désaccord sur l’état du logement, refus de se présenter le jour prévu…), le tarif de ce constat est réglementé. Les frais sont à partager entre le propriétaire et le locataire, à 50/50.

 

8. Les formalités à respecter sont-elles identiques pour un logement loué vide et un meublé ?

La seule différence entre l’état des lieux d’un logement loué vide et celui d’un meublé porte sur la réalisation complémentaire d’un inventaire complet des équipements mis à disposition du locataire dans le meublé.

 

9. Quel recours pour le locataire s’il découvre des « problèmes » après la signature de l’état des lieux ?

Si un défaut n’a pas été relevé lors de l’état des lieux d’entrée, le locataire peut le signaler au bailleur ou à son représentant et lui demander de compléter l’état des lieux par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard dans les dix jours suivant son établissement. Par ailleurs, pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l’état des lieux soit complété par l’état des éléments de chauffage (chaudière, convecteurs…).

 

10. Faut-il préparer l’état des lieux de sortie ?

Tous les agents immobiliers interrogés sont unanimes : anticiper le départ du locataire en organisant une prévisite réduit considérablement les risques de contentieux.

Côté propriétaire. Pour Christophe Charron, « dès réception du préavis de votre locataire, prenez rendez-vous avec lui en vue d’une prévisite. Vous constaterez ainsi l’état dans lequel se trouve votre logement et informerez le locataire de ses obligations : nettoyage, menues réparations, changement des joints de douche… À défaut, rappelez-lui qu’une partie de son dépôt de garantie sera retenue s’il ne remédie pas avant son départ aux dégradations constatées. Cela lui laisse le temps de s’organiser avant son départ. »

Côté locataire. « Afin de limiter le risque de retenues sur votre dépôt de garantie, Stéphanie Moulin suggère de vider le logement, de reboucher les trous proprement, de dégraisser les crédences de cuisine, de nettoyer les sols, les vitres et les encadrements de fenêtres, les équipements, les filtres et les hottes, ainsi que les bouches VMC, de détartrer les robinetteries et d’effectuer les entretiens prévus, comme celui de la chaudière» Et si votre propriétaire ne vous propose pas de pré-état des lieux ? Claudine Pomsar vous incite alors à « checker les menues réparations à votre charge : changez les joints des éviers, un flexible endommagé, le pommeau de douche s’il fuit, les ampoules, faites des doubles de clés égarées...  et prévoyez un grand nettoyage avant la date fixée pour l’état des lieux de sortie. »

 

11. Dans quel cas recourir à un huissier de justice ?

La présence d’un huissier de justice s’impose lorsque le propriétaire ou le locataire refuse de dresser à l’amiable un état des lieux contradictoire ou s’ils sont en désaccord sur l’appréciation de l’état du logement. Dans un tel cas, le locataire ou le propriétaire peut faire appel à un huissier pour établir un état des lieux « forcé ». Claudine Pomsar conseille également à ses clients propriétaires bailleurs de faire appel à un huissier de justice lorsque leur locataire pratique de même, comme c’est souvent le cas des banques qui louent pour le compte de leurs salariés.

 

12. Quid si l’état des lieux de sortie révèle des dégradations ?

Avant le départ du locataire, un état des lieux de sortie est dressé et comparé à l’état des lieux d’entrée, afin d’établir les dégradations éventuellement occasionnées. Les frais de remise en état (hors usure normale) peuvent être déduits du dépôt de garantie si la responsabilité du locataire est avérée. Si les travaux à réaliser sont supérieurs au montant du dépôt de garantie, le locataire sortant devra régler le supplément de sa poche. Attention ! Dans tous les cas, les retenues sur le dépôt de garantie doivent être justifiées par des factures, et a minima par des devis.